Основы управления бизнес-процессами: описание, оптимизация и регламентация

описание семинара

Семинар позволит систематизировать ваши знания по процессной организации деятельности компании и способам повышения эффективности, научит проводить описание и оценку оптимальности бизнес-процессов, позволит выбрать структуру регламентирующих документов и разработать простые и понятные документы, регламентирующие бизнес-процессы.

содержание семинара

После участия в семинаре слушатель сможет:

• Систематизировать свои знания по процессной организации деятельности компании и способам повышения эффективности;
• Осознанно принимать решение о целесообразности моделирования процессов и регламентации деятельности по своему профилю и в целом по компании, учитывая потребность в регламентации и трудозатраты, необходимые для её проведения;
• Проводить описание и оценку оптимальности бизнес-процессов базового уровня с использованием нотации "Cross functional description";
• Объединять бизнес-процессы базового уровня в группы и проводить декомпозицию деятельности компании с использованием нотаций IDEF;
• Выбирать достаточную для вашей компании структуру регламентирующих документов;
• Разрабатывать простые и понятные документы, регламентирующие бизнес-процессы базового уровня.

Семинар ориентирован на руководителей компаний и топ-менеджеров, занимающихся совершенствованием и развитием деятельности организации.

Программа семинара:

1. Введение. Знакомство с участниками
   1. Уточнение потребностей и ожиданий слушателей от семинара
   2. Вводная часть: Два подхода к управлению компанией, Когда и зачем необходимо внедрять процессное управление, Типовые цели внедрения процессного управления
2. Процессный подход к организации деятельности компании
   1. Система координат при анализе, моделировании и регламентации деятельности:
      • специфика Бизнес-процесса как одного из видов деятельности (отличие от функций и проектов), субъектность деятельности
      • понятие «бизнес-процесс»
      • уровни выделения бизнес-процессов и уровень базового анализа процессов как основа для структурированного выделения бизнес-процессов
   2. Продукты и ресурсы как основные ориентиры для выделения бизнес-процессов:
      • основные бизнес-процессы, как полный цикл получения конечного результата – продукта
      • обеспечивающие бизнес-процессы, как циклы управления ресурсами компании
   3. Состав типовых бизнес-процессов в деятельности компании: процессы работы с продуктом; процессы управления ресурсами; деятельность по стратегическому управлению
   4. Принципы и уровни анализа, моделирования и регламентации процессов деятельности
3. Технология описания бизнес-процесса базового уровня
   1. Принципы описания бизнес-процессов. Требования к схематическому представлению бизнес-процессов (требования к моделированию)
   2. Два вида нотаций для описания: Кросс-функциональная нотация – как эффективный инструмент для начинающих и описания отдельного процесса. IDEF0, IDEF3 и DFD как средство для опытных экспертов и для комплексного моделирования
   3. Правила описания процесса на базовом уровне в кросс-функциональной нотации: описание «обратным ходом»
   4. Постановка задания на самостоятельную работу
      
      Групповая работа: Описание подгруппами процессов на базовом уровне «обратным ходом» (с конечного результата до входа в процесс, без учета разветвлений)
      Презентация и обсуждение результатов
   5. Правила проверки и верификации описания процесса на базовом уровне в кросс-функциональной нотации (описание «прямым ходом»): верификация, добавление условий, добавление ссылок на другие процессы
      
      Групповая работа: Проверка и верификация описанных процессов базового уровня (каждая группа верифицирует свой процесс)
      Презентация и обсуждение результатов
   6. Правила перевода схемы процесса базового уровня из кросс-функциональной нотации в нотацию IDEF0: четкость по входам и выходам, удержание уровня процедур, указание исполнителей, указание контролирующих воздействий
4. Технология оценки оптимальности бизнес-процесса базового уровня
   1. Принципы оптимизации бизнес-процессов. Правила оценки оптимальности бизнес-процесса базового уровня: условия и конечный результат оценки; оптимальность схемы, шагов, результатов, управления процессом
      
      Групповая работа: Оценка оптимальности процесса по отдельным критериям и составление рекомендаций по оптимизации (каждая группа оценивает свой процесс)
      Презентация и обсуждение результатов
   2. Правила оптимизации бизнес-процесса базового уровня (краткий обзор)
      
      Групповая работа: Формирование предложений по оптимизации: Составление «Чек-листа» процесса и фрагмента Регламента процесса. Все группы работают по одному процессу
      Презентация и обсуждение результатов
5. Регламентации бизнес-процессов
   1. Требования к регламентирующим документам компании
      • Требования к системе регламентирующих документов со стороны различных категорий пользователей (сотрудников компании)
      • Связь между структурой деятельности компании и структурой регламентирующих документов
   2. Требования к регламентирующим документам. Принципы формирования и правила разработки регламентирующих документов
   3. Разработка «Регламента» - документа, регламентирующего базовый уровень бизнес-процесса: Структура инструкции и общие требования к тексту; Раздел «Условия и ограничения»; Раздел «Процедуры выполнения»; Раздел «Контроль за соблюдением»; Раздел «Общие положения»
   4. Типовые ошибки и проблемы регламентации бизнес-процессов
6. Выделение бизнес-процессов и целостное моделирование процессной деятельности
   1. Выделение бизнес-процессов:
      • понятие основных и обеспечивающих бизнес-процессов
      • принципы выделения бизнес-процессов
      • алгоритм выделения основных и обеспечивающих бизнес-процессов
      • примеры выделения бизнес-процессов
      • ограничения и рекомендации при выделении бизнес-процессов
   2. Выделение группы бизнес-процессов базового уровня: Установление взаимосвязей между бизнес-процессами базового уровня. Описание схемы взаимосвязи процессов (например, в нотации IDEF0). Правила и ограничения на моделирование всей деятельности компании, Правила декомпозиции деятельности компании
7. Внедрение регламентирующих документов и построение «регулярного менеджмента»
   1. Внедрение регламентирующих документов
      • Что меняется при переходе к регламентации деятельности
      • Из чего состоит и как меняется корпоративная культура
      • Типовой алгоритм внедрения документов, регламентирующих деятельность
      • Дополнительные мероприятия по повышению эффективности изменений
   2. Стадии развития коммерческих организаций и проблема перехода к «регулярному менеджменту» от «личного энтузиазма». Основные «проблемы» кризиса лидерства
   3. Типовые проблемы внедрения регламентов бизнес-процессов (системы регламентации) в компании и способы их преодоления:
      • структура документации на различных уровнях управления
      • варианты организации подобного рода проектов: плюсы и минусы
      • планирование подобного рода проектов: цели, задачи, этапы работ и т.п.
      • варианты организации процессов по регламентации деятельности: участники, роли, ответственные, основные шаг и т.п.
      • процессы внутреннего аудита, как основа мониторинга выполнения заданных правил и моделей