Управление проектами на основе PMI PMBOK GUIDE®-5-2013 и ГОСТ Р54869-2011 с использованием Microsoft Project-2013

описание семинара

Почему 100-этажный нью-йоркcкий небоскреб Empire State Building был построен (почти век назад!) практически за год, а строительство такой же по высоте башни «Федерация» в Москве заняло больше десяти лет? Как получилось, что стоимость печально известного берлинского аэропорта им. Вилли Брандта в процессе строительства и введения в эксплуатацию выросла с 1,7 до 5,5 млрд евро?

Все дело – в управлении проектами. Чтобы достичь нужных результатов и не выбиться из графика и бюджета, необходимо правильно выстроить все процессы. И неважно, о проекте какого масштаба идет речь. Возникающие вопросы и сложности во многом схожи. С кем из стейкхолдеров проекта можно поделиться информацией об имеющихся резервах времени и стоимости работ? И стоит ли ей делиться? Какие из рисков определяются внешними обстоятельствами, а какие целиком зависят только от руководителя проекта – его квалификации, опыта, стиля управления и личной мотивации? Почему в американском стандарте управления проектами PMBOK уже 600+ страниц, в международном стандарте ISO 21500 – только 43 страницы, а в российском ГОСТ Р 54869 – менее 10? Какой из этих документов следует выбрать в качестве корпоративного регламента?

На семинаре эксперт предложит свои варианты ответов на эти и другие вопросы, разберет требования стандартов, представит авторские модели и методики проектного управления, предложит шаблоны в системе MS Project, типовые формы проектных документов, регламенты их использования. А участники с помощью Microsoft Project создадут линейный график проекта, пропишут этапы, иерархическую структуру работ, сформируют ресурсную модель, назначат ресурсы на задачи, рассчитают общую стоимость проекта.

Целевая аудитория:

• руководители проектов, их ассистенты и лидеры проектных команд;
• сотрудники проектных офисов и администраторы проектов;
• заказчики и спонсоры (кураторы) проектов;
• руководители корпоративных портфелей проектов и стратегических программ развития;
• руководители функциональных подразделений в компаниях, внедряющих проектное управление;
• тренеры и руководители корпоративных университетов;
• HR-менеджеры и специалисты рекрутинговых агентств.

Участники узнают и получат:

• требования международных стандартов, практические приемы работы с программным продуктом MS Project;
• наглядные авторские модели и методики проектного управления, яркие примеры из опыта эксперта;
• компактные шаблоны в системе MS Project, типовые формы проектных документов, регламенты их использования;
• презентацию со схемами и диаграммами процессов управления;
• авторский список литературы и интернет-ресурсов по управлению проектами.

Самым активным участникам – бонусы:

• возможность поработать на тренинге руководителем собственного проекта, собрать команду и разработать проектные документы;
• книги и журнальные статьи эксперта, посвященные проблемам Project Management, с автографом;
• очная консультация эксперта по внедрению корпоративной системы управления проектами (КСУП) в вашей компании + три месяца бесплатных онлайн-консультаций по системе MS Project.

Формат проведения:

Соотношение теории и практики – 25% / 75%.

В программе – мини-лекции, дискуссии, мозговые штурмы, деловые игры, разработка документов.

Для участия в практической части вам понадобится персональный ноутбук с установленной программой Microsoft Project-2016 (или 2010/2013).

Требования к компьютеру и ОС:

• Процессор x86 или x64 с тактовой частотой от 1 ГГц и поддержкой набора инструкций SSE2.
• Память: 2 ГБ ОЗУ и 3 ГБ свободного пространства на жестком диске.
• Разрешение экрана 1024 x 768.
• Графическая карта с поддержкой DirectX1, чтобы использовать аппаратное ускорение графики.
• ОС Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7 с пакетом обновления 1 (при использовании .NET Framework версии 3.5 или 4.0). Для оптимальной работы лучше использовать последнюю версию любой операционной системы.
• Браузер – текущая версия Internet Explorer, Microsoft Edge, Safari, Chrome или Firefox.

содержание семинара

День 1

I. РОССИЙСКИЕ И МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ

• Принципы и закономерности управления проектами. Участники проекта (руководитель, спонсор и заказчик проекта). Заинтересованные стороны проекта. Баланс интересов сторон. Может ли руководитель проекта совмещать функции заказчика и спонсора проекта? Фазы проекта.
• Исполнение проектов в различных организационных структурах. Функциональная структура. Матричные (слабая, сбалансированная, сильная) структуры. Проектная структура. Комбинированная структура. Практикум 1. Разработка Project Brief. Команды готовят описание игрового проекта: определяют роли участников (стейкхолдеров), обозначают цели и ограничения проекта.

II. СТАНДАРТ PMI PMBOK GUIDE®-5 (2013)

1.Как управлять интеграцией проекта?

• Разработка устава проекта. Устав проекта: его роль, содержание. Что может заменить устав проекта?
• Разработка плана по управлению проектом. Базовый и текущие (рабочие) планы. Как и где определяется состав плана конкретного проекта? Шаблоны планов.
• Руководство и управление работами проекта. Организация и координация работ в проекте. Почему важно назначить руководителя проекта до начала исполнения? Кто должен быть руководителем проекта — технический специалист или руководитель? Ошибки при назначении руководителя проекта.
• Мониторинг и контроль работ проекта. Цели и задачи мониторинга, организация процесса на практике.
• Интегрированный контроль изменений. Система управления изменениями: процедуры изменений (регламент), комитет по управлению изменениями. Почему важно понимать, усвоены ли уроки и передан ли опыт?
• Закрытие проекта или фазы.

2. Как управлять содержанием проекта?

• Содержание проекта и содержание продукта.
• Управление содержанием: планирование.
• Сбор требований.
• Определение содержания. Цели и задачи, техническое задание, описание объема работ. Стратегический подход к исполнению проекта.
• Создание иерархической структуры работ. Как разбить цели и результаты работ на пакеты? Создание иерархической структуры работ. Пример WBS. Использование шаблонов WBS.
• Подтверждение содержания. Цель этого процесса — сдача-приемка результатов, а не проверка качества. Документирование результатов при остановке проекта.
• Контроль содержания. Изменения в содержании, существенные для проекта. Возможные причины изменений.

Практикум 2. Разработка Project Charter / Project WBS. Команды создают устав (иерархическую структуру работ) игрового проекта.

3. Как управлять сроками проекта?

• Управление расписанием: планирование.
• Определение операций. Разбивка пакета работ на элементарные работы. Результаты пакетов работ. Примеры.
• Определение последовательности операций. Виды зависимостей: жесткие, нежесткие, внешние. Методы отображения взаимосвязей между работами: стрелочная диаграмма. Типовые сетевые шаблоны работ.
• Оценка ресурсов операций. Планирование ресурсов с нижнего уровня WBS.
• Оценка длительности операций. Виды оценок: экспертная (метод Дельфи), аналоговая, по производительности и объему. Метод оценки PERT. Резервы времени.
• Разработка расписания. Метод критического пути при составлении расписания. Расписание с несколькими критическими путями. Выравнивание ресурсов. Методы сжатия длительности работ. Диаграмма Ганта, сетевая диаграмма, диаграмма вех.
• Контроль расписания. Управление личным временем руководителя проекта.

4. Как управлять стоимостью проекта?

• Управление стоимостью: планирование.
• Оценка стоимости. Оценка по аналогу. Параметрическая оценка. Порядок величины, бюджетная оценка, точная оценка.
• Определение бюджета. Базовый план по стоимости.
• Контроль стоимости. Метод освоенного объема. Базовые показатели: освоенный объем, плановый объем, фактическая стоимость. Методы стоимостного анализа: пример использования.

Практикум 3. Разработка расписания и стоимостной анализ проекта. Команды создают расписание игрового проекта в виде диаграммы Ганта, сетевой диаграммы или диаграммы контрольных точек. Проводят стоимостной анализ / разрабатывают бюджет игрового проекта.

5. Как управлять рисками проекта?

• Известные риски. Неизвестные риски. Резерв на возможные потери.
• Управление рисками: планирование. Методология управления рисками. Роли и ответственности. Иерархическая структура рисков.
• Идентификация рисков. Реестр рисков и триггеры (симптомы рисков). Пример идентификации рисков.
• Качественный анализ рисков. Матрица оценки влияния риска на проект. Матрица оценки величины рисков. Градация рисков. Миграция рисков.
• Количественный анализ рисков. Как определить реалистичные сроки и бюджеты? Какова вероятность их исполнения?
• Реагирование на риски: планирование. Методы реагирования на риски.
• Контроль рисков. Аудит планов реагирования. Пересмотр рисков проекта. Незапланированные работы.

Практикум 4. Управление рисками проекта. Участники идентифицируют и анализируют риски, разрабатывают план реагирования.

День 2

6. Как управлять качеством проекта?

• Стандарты ISO и PMBOK. Современная концепция управления качеством.
• Управление качеством: планирование. Приоритет планирования и обеспечения качества над инспекциями и тестированием. Оптимальное качество и минимальная стоимость качества.
• Обеспечение качества и контроль качества. Инструменты и методы управления качеством.

7. Как управлять персоналом проекта?

• Управление человеческими ресурсами: планирование. Матрица ответственностей. Как разрешить конфликты при привлечении для проекта персонала из подразделений?
• Набор команды проекта. Виртуальные команды.
• Развитие команды проекта. Основы мотивации персонала. Пирамида Маслоу. Теория Мак-Грегора.
• Управление командой проекта. Навыки работы с персоналом. Конфликты, их роль, причины и способы разрешения. Лидерство.

8. Как управлять коммуникациями проекта?

• Обмен информацией между участниками проекта: почему это актуально?
• Управление коммуникациями: планирование. План управления коммуникациями. Модель отправителя и получателя информации.
• Управление коммуникациями. Коммуникативные сети. Эффективные методы распространения информации.
• Контроль коммуникаций.

9. Как управлять поставками проекта?

• Управление закупками: планирование. Типы контрактов: контракт с фиксированной ценой; контракт с возмещением затрат; контракт «Время и материалы». Основные правила работы с поставщиками.
• Проведение закупок.
• Контроль закупок. Ключевые аспекты администрирования контрактов.
• Закрытие закупок. Связь с процессом закрытия проекта.

10. Как управлять заинтересованными сторонами проекта?

• Управление стейкхолдерами проекта: общие советы.
• Определение заинтересованных сторон проекта.
• Управление заинтересованными сторонами: планирование.
• Управление вовлечением заинтересованных сторон проекта. Как сделать так, чтобы заинтересованные стороны обеспечили поддержку проекта?
• Контроль вовлечения заинтересованных сторон.

III. КОРПОРАТИВНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ (КСУП)

Внедрение основных элементов корпоративной системы управления проектами, этапы ее создания. Экспертные рекомендации.

• Состав системы управления проектами: методология управления проектами, проектный офис и управляющий комитет, информационная система управления проектами.
• Основные результаты и ценность внедрения системы управления проектами: единая методология, «большая картина» проектов, управление ресурсами, накопление и передача опыта.
• Ошибки при внедрении системы управления проектами.
• С чего начинать построение системы управления проектами? Что должно содержаться в корпоративной методологии? Минимальный набор шаблонов. Советы при создании корпоративной методологии: «от простого к сложному»; «только то, что необходимо»; «обновление».
• Практическое использование в организации российских ГОСТов по управлению проектами. Эффекты постепенного внедрения и развития проектной культуры.
• Новые «гибкие» методологии в проектном управлении.

Практикум 5. Интегрированное управление проектом. Участники разрабатывают документы и презентуют учебные проекты. Проводится конкурс проектов.

День 3

IV. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ. ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММНЫМ КОМПЛЕКСОМ MICROSOFT PROJECT

• Принципы и закономерности автоматизации процессов управления. Коммуникации и принятие решений – два связующих процесса менеджмента. Задачи информационных технологий и систем класса BPM/EPM.
• Эффекты от внедрения в организациях систем календарного планирования и контроля проектов. Фазы жизненного цикла проекта, возможности использования MS Project на разных фазах. Основные трудности и проблемы автоматизации процессов управления.
• Назначение, интерфейс и общий функционал программного комплекса Microsoft Project 2010/2013/2016.Элементы интерфейса системы. Базовые версии продукта. Способы создания файла проекта.

Практикум 6. Разработка плана по вехам в MS Project. Участники создают линейный график проекта, прописывают этапы работы (фазы проекта).

V. КАЛЕНДАРНО-СЕТЕВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА В MS PROJECT. РЕСУРСНОЕ И ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ. ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПРОЕКТА. НАСТРОЙКА ПРИЛОЖЕНИЯ

1. Календарное и сетевое планирование проекта.

• Начальные настройки проекта. Типы планирования: «от даты начала», «от даты окончания» проекта. Изменение рабочего времени. Создание уникального календаря проекта.
• Состав работ: принципы планирования. Ввод задач, создание структурной декомпозиции работ. Установка и настройка связей между задачами. Веха, этап (суммарная задача), повторяющаяся задача.
• Планирование снизу вверх и сверху вниз. Ручное и автоматическое планирование задач. Неактивные задачи. Ввод длительности задач, суммарная длительность проекта.
• Критический путь проекта. Сетевой график проекта. Ограничения, крайние сроки задач.

2. Ресурсное и финансовое планирование проекта.

• Создание ресурсной модели проекта. Настройка ресурсов: тип ресурса, календарь, доступность, тарифные ставки.
• Назначение ресурсов на задачи. Единицы назначения трудовых ресурсов, нормы расхода материальных ресурсов.
• Конфликты календарей задач и ресурсов. Календари, варианты решения конфликтов.
• Настройка назначений. Профиль загрузки, задержка начала назначения, использование тарифных ставок.
• Финансовое планирование проекта. Общие и фиксированные затраты. Формирование затрат по работам, этапам и проекту в целом.
• Расчет общей стоимости проекта. Таблица видов затрат.

Практикум 7. Разработка расписания (диаграммы Ганта) проекта в MS Project. Участники создают иерархическую структуру работ, формируют ресурсную модель, назначают ресурсы на задачи, рассчитывают общую стоимость проекта.

3. Как оптимизировать, анализировать и отслеживать ход выполнения проекта? Настройка приложения.

• Оптимизация проекта по срокам, затратам, ресурсам. Выравнивание загрузки ресурсов. Учет трудозатрат.
• Утверждение и сохранение базового плана проекта. Текущие и базовые значения ключевых параметров проекта. Таблицы отслеживания и суммарных данных.
• Ввод фактических данных на уровне задач, назначений, проекта. Отслеживание проекта в ходе его выполнения.
• Настройка приложения. Форматирование стилей текста и графических элементов в различных представлениях. Настройка параметров печати проектных данных.

Практикум 8. Отслеживание выполнения проекта. Участники создают расписание учебного проекта, сохраняют базовый план, вводят фактические данные на уровне задач, назначений, проекта в целом.

VI. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ КАК ЭЛЕМЕНТ КСУП

• Рекомендации по внедрению информационной системы управления проектами в рамках создания КСУП.Основные этапы проекта.
• План внедрения информационной системы управления проектами: методология управления проектами, проектный офис и управляющий комитет, информационная система управления проектами. Обучение и сопровождение.