Управление проектами: стандарты, методики, алгоритмы

описание семинара

С кем из стейкхолдеров проекта стоит делиться информацией о резервах времени и стоимости работ? Какие риски определяются внешними обстоятельствами, а какие зависят от руководителя проекта – его квалификации, опыта, стиля управления и мотивации? Почему в американском стандарте управления проектами PMBOK уже 600+ страниц, в международном стандарте ISO 21500 – 43 страницы, а в российском ГОСТ Р 54869 – менее 10 страниц? Какой из этих документов стоит выбрать в качестве корпоративного регламента?

Свои варианты ответов на эти и многие другие вопросы предлагает Аркадий Пасерба, эксперт с 19-летним опытом. Он разберет требования стандартов, представит авторские модели и методики проектного управления, типовые формы проектных документов, регламенты их использования. А участники создадут устав проекта и расписание по вехам, проведут предварительный стоимостной анализ, оценят бюджет, идентифицируют и проанализируют риски.

Целевая аудитория:

• руководители проектов, их ассистенты и лидеры проектных команд;
• сотрудники проектных офисов и администраторы проектов;
• заказчики и спонсоры (кураторы) проектов;
• руководители корпоративных портфелей проектов и стратегических программ развития;
• руководители функциональных подразделений в компаниях, внедряющих проектное управление;
• тренеры и руководители корпоративных университетов;
• HR-менеджеры и специалисты рекрутинговых агентств.

Участники узнают и получат:

• требования международных стандартов;
• наглядные авторские модели и методики проектного управления, яркие примеры из опыта эксперта;
• компактные шаблоны, типовые формы проектных документов, регламенты их использования;
• презентацию со схемами и диаграммами процессов управления;
• авторский список литературы и интернет-ресурсов по управлению проектами.

Самым активным участникам – бонусы:

• возможность поработать на тренинге руководителем собственного проекта, собрать команду и разработать проектные документы;
• книги и журнальные статьи эксперта, посвященные проблемам Project Management, с автографом;
• очная консультация эксперта по внедрению корпоративной системы управления проектами (КСУП) в вашей компании.

Формат проведения:

Соотношение теории и практики – 25% / 75%.

В программе – мини-лекции, дискуссии, мозговые штурмы, деловые игры, разработка документов.

содержание семинара

День 1

I. РОССИЙСКИЕ И МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ

• Принципы и закономерности управления проектами. Участники проекта (руководитель, спонсор и заказчик проекта). Заинтересованные стороны проекта. Баланс интересов сторон. Может ли руководитель проекта совмещать функции заказчика и спонсора проекта? Фазы проекта.
• Исполнение проектов в различных организационных структурах. Функциональная структура. Матричные (слабая, сбалансированная, сильная) структуры. Проектная структура. Комбинированная структура. Практикум 1. Разработка Project Brief. Команды готовят описание игрового проекта: определяют роли участников (стейкхолдеров), обозначают цели и ограничения проекта.

II. СТАНДАРТ PMI PMBOK GUIDE®-5 (2013)

1.Как управлять интеграцией проекта?

• Разработка устава проекта. Устав проекта: его роль, содержание. Что может заменить устав проекта?
• Разработка плана по управлению проектом. Базовый и текущие (рабочие) планы. Как и где определяется состав плана конкретного проекта? Шаблоны планов.
• Руководство и управление работами проекта. Организация и координация работ в проекте. Почему важно назначить руководителя проекта до начала исполнения? Кто должен быть руководителем проекта — технический специалист или руководитель? Ошибки при назначении руководителя проекта.
• Мониторинг и контроль работ проекта. Цели и задачи мониторинга, организация процесса на практике.
• Интегрированный контроль изменений. Система управления изменениями: процедуры изменений (регламент), комитет по управлению изменениями. Почему важно понимать, усвоены ли уроки и передан ли опыт?
• Закрытие проекта или фазы.

2. Как управлять содержанием проекта?

• Содержание проекта и содержание продукта.
• Управление содержанием: планирование.
• Сбор требований.
• Определение содержания. Цели и задачи, техническое задание, описание объема работ. Стратегический подход к исполнению проекта.
• Создание иерархической структуры работ. Как разбить цели и результаты работ на пакеты? Создание иерархической структуры работ. Пример WBS. Использование шаблонов WBS.
• Подтверждение содержания. Цель этого процесса — сдача-приемка результатов, а не проверка качества. Документирование результатов при остановке проекта.
• Контроль содержания. Изменения в содержании, существенные для проекта. Возможные причины изменений.

Практикум 2. Разработка Project Charter / Project WBS. Команды создают устав (иерархическую структуру работ) игрового проекта.

3. Как управлять сроками проекта?

• Управление расписанием: планирование.
• Определение операций. Разбивка пакета работ на элементарные работы. Результаты пакетов работ. Примеры.
• Определение последовательности операций. Виды зависимостей: жесткие, нежесткие, внешние. Методы отображения взаимосвязей между работами: стрелочная диаграмма. Типовые сетевые шаблоны работ.
• Оценка ресурсов операций. Планирование ресурсов с нижнего уровня WBS.
• Оценка длительности операций. Виды оценок: экспертная (метод Дельфи), аналоговая, по производительности и объему. Метод оценки PERT. Резервы времени.
• Разработка расписания. Метод критического пути при составлении расписания. Расписание с несколькими критическими путями. Выравнивание ресурсов. Методы сжатия длительности работ. Диаграмма Ганта, сетевая диаграмма, диаграмма вех.
• Контроль расписания. Управление личным временем руководителя проекта.

4. Как управлять стоимостью проекта?

• Управление стоимостью: планирование.
• Оценка стоимости. Оценка по аналогу. Параметрическая оценка. Порядок величины, бюджетная оценка, точная оценка.
• Определение бюджета. Базовый план по стоимости.
• Контроль стоимости. Метод освоенного объема. Базовые показатели: освоенный объем, плановый объем, фактическая стоимость. Методы стоимостного анализа: пример использования.

Практикум 3. Разработка расписания и стоимостной анализ проекта. Команды создают расписание игрового проекта в виде диаграммы Ганта, сетевой диаграммы или диаграммы контрольных точек. Проводят стоимостной анализ / разрабатывают бюджет игрового проекта.

5. Как управлять рисками проекта?

• Известные риски. Неизвестные риски. Резерв на возможные потери.
• Управление рисками: планирование. Методология управления рисками. Роли и ответственности. Иерархическая структура рисков.
• Идентификация рисков. Реестр рисков и триггеры (симптомы рисков). Пример идентификации рисков.
• Качественный анализ рисков. Матрица оценки влияния риска на проект. Матрица оценки величины рисков. Градация рисков. Миграция рисков.
• Количественный анализ рисков. Как определить реалистичные сроки и бюджеты? Какова вероятность их исполнения?
• Реагирование на риски: планирование. Методы реагирования на риски.
• Контроль рисков. Аудит планов реагирования. Пересмотр рисков проекта. Незапланированные работы.

Практикум 4. Управление рисками проекта. Участники идентифицируют и анализируют риски, разрабатывают план реагирования.

День 2

6. Как управлять качеством проекта?

• Стандарты ISO и PMBOK. Современная концепция управления качеством.
• Управление качеством: планирование. Приоритет планирования и обеспечения качества над инспекциями и тестированием. Оптимальное качество и минимальная стоимость качества.
• Обеспечение качества и контроль качества. Инструменты и методы управления качеством.

7. Как управлять персоналом проекта?

• Управление человеческими ресурсами: планирование. Матрица ответственностей. Как разрешить конфликты при привлечении для проекта персонала из подразделений?
• Набор команды проекта. Виртуальные команды.
• Развитие команды проекта. Основы мотивации персонала. Пирамида Маслоу. Теория Мак-Грегора.
• Управление командой проекта. Навыки работы с персоналом. Конфликты, их роль, причины и способы разрешения. Лидерство.

8. Как управлять коммуникациями проекта?

• Обмен информацией между участниками проекта: почему это актуально?
• Управление коммуникациями: планирование. План управления коммуникациями. Модель отправителя и получателя информации.
• Управление коммуникациями. Коммуникативные сети. Эффективные методы распространения информации.
• Контроль коммуникаций.

9. Как управлять поставками проекта?

• Управление закупками: планирование. Типы контрактов: контракт с фиксированной ценой; контракт с возмещением затрат; контракт «Время и материалы». Основные правила работы с поставщиками.
• Проведение закупок.
• Контроль закупок. Ключевые аспекты администрирования контрактов.
• Закрытие закупок. Связь с процессом закрытия проекта.

10. Как управлять заинтересованными сторонами проекта?

• Управление стейкхолдерами проекта: общие советы.
• Определение заинтересованных сторон проекта.
• Управление заинтересованными сторонами: планирование.
• Управление вовлечением заинтересованных сторон проекта. Как сделать так, чтобы заинтересованные стороны обеспечили поддержку проекта?
• Контроль вовлечения заинтересованных сторон.

III. КОРПОРАТИВНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ (КСУП)

Внедрение основных элементов корпоративной системы управления проектами, этапы ее создания. Экспертные рекомендации.

• Состав системы управления проектами: методология управления проектами, проектный офис и управляющий комитет, информационная система управления проектами.
• Основные результаты и ценность внедрения системы управления проектами: единая методология, «большая картина» проектов, управление ресурсами, накопление и передача опыта.
• Ошибки при внедрении системы управления проектами.
• С чего начинать построение системы управления проектами? Что должно содержаться в корпоративной методологии? Минимальный набор шаблонов. Советы при создании корпоративной методологии: «от простого к сложному»; «только то, что необходимо»; «обновление».
• Практическое использование в организации российских ГОСТов по управлению проектами. Эффекты постепенного внедрения и развития проектной культуры.
• Новые «гибкие» методологии в проектном управлении.

Практикум 5. Интегрированное управление проектом. Участники разрабатывают документы и презентуют учебные проекты. Проводится конкурс проектов.