Офис-менеджер

описание семинара

Как известно, театр начинается с вешалки, а компания – с секретарской службы. В свою очередь, эффективная работа секретаря невозможна без грамотной организации делопроизводства. А эта задача находится в ведении офис-менеджера. Какими профессиональными качествами должен обладать специалист, в обязанности которого входит обеспечение жизнедеятельности офиса? Без каких навыков он попросту не сумеет справиться с работой? Ответ на эти вопросы даст тренинг Русской Школы Управления, посвященный компетенциям квалифицированного офис-менеджера.

Данный курс обучения будет интересен

• секретарям-референтам,
• помощникам руководителей,
• офис-менеджерам.

Наша программа повышения квалификации для сотрудников организаций, непосредственно отвечающих за делопроизводство и документооборот, включает весь спектр тем, так или иначе связанных с этой ответственной работой. В ходе тренинга Вы узнаете:

• как успешно управлять документооборотом предприятия;
• как обычный телефонный разговор может повлиять на репутацию компании и как произвести на собеседника благоприятное впечатление;
• что такое этикет делового общения и можно ли ему научиться;
• как оптимизировать рабочее пространство;
• что делать для увеличения производительности труда и многое другое.

содержание семинара

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В СОВРЕМЕННОМ ОФИСЕ

• Функции службы делопроизводства
• Алгоритм документирования управленческих решений
• Оформление проектов документов
• Процедура согласования (визирования) документа
• Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)
• Организация движения документов в процессе принятия и исполнения управленческих решений
• Сроки прохождения документов
• Контроль исполнения документов (поручений). Сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные)
• Организация работы с исполненными документами
• Систематизация документов и организация их хранения
• Номенклатура дел организации. Порядок разработки, утверждения и введения в действие
• Определение сроков хранения документов
• Практикум: Составление номенклатуры дел
• Порядок передачи документов на архивное хранение
• Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
• Практикум: Оформление актов о выделении дел на уничтжение, об уничтожении дел
• Административная ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами

МАСТЕРСТВО  ТЕЛЕФОННОГО ОБЩЕНИЯ

• Основные стандарты профессионального телефонного общения. Особенности делового телефонного разговора. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора. Телефонный этикет. Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса. Подготовка  телефонного разговора, композиция. Метод «телефонной улыбки». Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения. Звонки входящие и исходящие. Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие  на имидж компании. Этикет мобильной связи. Практикум: "Работа с голосом (интонация, тембр, темп речи, артикуляция)"
• Культура речи - основа делового общения. Основные требования к культуре речи. Правила устной речи. Формулы вежливости. Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата в телефонном общении (VIP - статус, постоянный партнер, хороший знакомый, и т.д.). Этикетные речевые ситуации: поздравления, приветствия, приглашения, извинения, имиджевые. Приемы эффективной подачи информации. Психологические особенности установления контакта с партнером. "Я-подход" и "Вы-подход", основные правила реализации "Вы - подхода" и создание "Вы - посланий". Приемы "присоединения" к адресату". Как создавать позитивный тон разговора. Как сообщать негативную информацию в позитивном ключе. Речевые стандарты проведения деловой беседы по телефону. Искусство комплимента. Светская беседа. Запретные темы для светской беседы

БЕРЕЖЛИВЫЙ ОФИС

• Краткая история развития концепции бережливого предприятия
• Ценность, поток создания ценности в офисной работе
• Потери. Как повысить производительность труда
• Оптимизация офисных процессов
• Организация рабочего пространства
• Визуализация задач

ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

• Деловой этикет и имидж компании: значение  для профессиональной деятельности.  «Золотое правило» делового этикета
• Формы делового общения: рабочие и деловые встречи (кабинетные совещания, селекторные совещания, переговоры, конференции). Приветствия и представления. Обращение «Вы»  - «ты». Правила рукопожатия,  вручения визитных карточек
• Телефонный этикет: подготовка, композиция, речевые особенности  деловой беседы. "Телефонная вежливость". Корпоративные стандарты телефонных переговоров
• Деловая переписка. Нормативные требования , структура и размер делового письма. Формы вежливости. Языковые «клише» .  Сетикет: использование акронимов, смайлов, знаков. Сроки и виды обратной связи. Правила завершения электронной переписки
• Деловая встреча. Как правильно подготовиться. Субординация, регламент делового общения.  Межличностное пространство.  Как принято вести себя в своём кабинете, принимая гостей, клиентов, партнёров. Использование аудио-, видео- и фотоаппаратуры при проведении деловых встреч
• Официальные приемы: деловой завтрак, коктейль, фуршет, тожественный обед. Приглашение  и «ответ» на приглашение. Время присутствия на приемах
• Деловое партнерство. Что и в каких случаях стоит дарить. Выбор и стоимость делового подарка, букета. «Запрещенные подарки»
• Внешний имидж делового человека. Деловой стиль в одежде. Верхняя одежда. Аксессуары и украшения в деловом стиле. Прическа, парфюмерия. «Dress» - код. Недопустимые вещи во внешнем имидже делового человека