Современные технологии делопроизводства. Подготовка, оформление и ведение документации

описание семинара

Специалист, ответственный за ведение документооборота в организации, должен обладать уверенными навыками делопроизводства. На семинаре вы научитесь подготовке, оформлению, обработке и хранению любых видов документов

содержание семинара

Коммуникации в работе помощника руководителя (секретаря)

• Коммуникация как часть системы
• Цикл управления организацией: планирование, организация, контроль
• Роль помощника руководителя в обеспечении связи между ключевыми функциями
• Виды коммуникаций: межличностная, аппаратная, вертикальная, горизонтальная
• Информация как вид власти – как помощнику руководителя грамотно передавать сообщения
• Каналы коммуникации
• Невербальная коммуникация: внешний вид помощника руководителя
  • Дресс-код
  • Общие правила встречи гостей
  • Оформление рабочего пространства приёмной и переговорных комнат
• Голос в работе секретаря
  • Настройка голоса в начале рабочего дня
  • Алгоритм ответов по телефону
  • Специфика передачи информации по телефону
• Вербальный канал коммуникации
  • Логика передаваемой информации. Правила запоминания. Как не упустить самое существенное
  • Приёмы и техники для структурирования передаваемой информации: нисходящая и восходящая аргументация, правило Сократа
• Организация процесса передачи информации
• Расстановка приоритетов передаваемой информации. Матрица Эйзенхауэра в работе помощника руководителя
• Грамотное планирование рабочего времени – как успевать выполнять поручения
• Способы фиксации заданий – как не забывать существенное
• Оформление письменной информации
• Основные правила деловой переписки
• Корректные ответы на корреспонденцию (по просьбе руководителя)
• Основные ошибки секретаря при общении по электронной почте. Способы и техники исправления

Корпоративная деловая переписка. Бизнес-корреспонденция

• Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации
• Стиль и структура делового письма
• Ключевые принципы составления деловых писем
• Виды деловых писем
• Кодекс деловой переписки. Шаблоны и стандарты оформления
• Особенности языка деловой корпоративной переписки
• Методы построения делового письма. Технология и концепция деловых писем
• Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции
• Формирование отношений с помощью деловой переписки.
• Психологические приемы воздействия в деловой переписке
• Психология восприятия письменного обращения, как произвести нужное впечатление, привлечь и удержать внимание адресата.
• Деловая переписка как инструмент достижения бизнес-целей.
• Внутрикорпоративная переписка.
• Деловая переписка как элемент имиджа компании
• Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами
• Стандарты и клише международной корреспонденции.
• Бизнес-этикет письменных коммуникаций

Управленческий документооборот в современном офисе

• Функции службы делопроизводства
• Алгоритм документирования управленческих решений
• Оформление проектов документов
• Процедура согласования (визирования) документа
• Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)
• Организация движения документов в процессе принятия и исполнения управленческих решений
• Сроки прохождения документов
• Контроль исполнения документов (поручений). Сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные)
• Организация работы с исполненными документами
• Систематизация документов и организация их хранения
• Номенклатура дел организации. Порядок разработки, утверждения и введения в действие
• Определение сроков хранения документов
• Практикум: Составление номенклатуры дел
• Порядок передачи документов на архивное хранение
• Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
• Практикум: Оформление актов о выделении дел на уничтжение, об уничтожении дел
• Административная ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами