Управляющий делами

описание семинара

Курс «Управляющий делами» входит в цикл «Курсы для руководителей компаний», является авторской программой Русской Школы Управления по повышению квалификации управляющих делами, руководителей службы обеспечения управления; помощников, ассистентов руководителя; директоров и ведущих специалистов административных служб; собственников предприятий. В процессе обучения Вы овладеете управленческими навыками: построения эффективной структуры, распределения функций, определения показателей эффективности, организации работы офиса. Приобретенные навыки системного анализа, принятия решений стратегического характера и лидерства, позволят Вам покорять новые высоты профессионального олимпа и личной успешности

содержание семинара

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В СОВРЕМЕННОМ ОФИСЕ

• Функции службы делопроизводства
• Алгоритм документирования управленческих решений
• Оформление проектов документов
• Процедура согласования (визирования) документа
• Подписание документов. Утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)
• Организация движения документов в процессе принятия и исполнения управленческих решений
• Сроки прохождения документов
• Контроль исполнения документов (поручений). Сроки исполнения документов (типовые, индивидуальные)
• Организация работы с исполненными документами
• Систематизация документов и организация их хранения
• Номенклатура дел организации. Порядок разработки, утверждения и введения в действие
• Определение сроков хранения документов
• Практикум: Составление номенклатуры дел
• Порядок передачи документов на архивное хранение
• Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
• Практикум: Оформление актов о выделении дел на уничтжение, об уничтожении дел
• Административная ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами

БЕРЕЖЛИВЫЙ ОФИС

• Краткая история развития концепции бережливого предприятия
• Ценность, поток создания ценности в офисной работе
• Потери. Как повысить производительность труда
• Оптимизация офисных процессов
• Организация рабочего пространства
• Визуализация задач

ЗАКУПКИ. РАБОТА С ПОСТАВЩИКАМИ

• Закупки в системе компании.Закупки как одна из важнейших функций в компании.Какова главная задача закупок? Как выглядит процесс закупки? Общий алгоритм процедуры закупок и выбора поставщика
• Организация работы с поставщиками. Источники информации о товаре и поставщиках. Процедура выбора поставщиков. Критерии выбора поставщика. Методы выбора и оценки поставщиков. Различные подходы при взаимоотношениях с поставщиками. Анализ эффективности поставщика. Проведение тендеров и конкурсов с целью выбора поставщика. Построение выгодных отношений с поставщиками
• Переговоры с поставщиками. Подготовка и планирование переговоров с поставщиками. Переговорные технологии. Переговорный процесс. Стратегии переговоров с поставщиками. Получение наилучших условий от поставщика: скидки, бонусы, уступки
• Управление закупками. Договор поставки: разработка и сопровождение, основные проблемы. Алгоритм процесса закупочной деятельности. Закупочные ситуации и типы заказов. Отслеживание заказов на закупку. Ценовые стратегии. Определение потребности в закупаемых товарно-материальных ресурсах. Бюджет закупок. Оптимизация процесса закупок. Документооборот закупочной деятельности. Современные информационные технологии для автоматизации закупочной деятельности. Практикум: «Расчет рейтинга для выбора поставщика» Практикум: «Прогноз цены товара и применение смешанной стратегии оплаты закупки товарно-материальных ресурсов». Практикум: «Расчет средних цен и объемов поставок для выбора наиболее эффективной ценовой стратегии при проведении закупки товарно-материальных ресурсов». Практикум: «Закупочные ситуации. Переговоры с поставщиком при возникновении проблем»

ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

• Деловой этикет и имидж компании: значение  для профессиональной деятельности.  «Золотое правило» делового этикета
• Формы делового общения: рабочие и деловые встречи (кабинетные совещания, селекторные совещания, переговоры, конференции). Приветствия и представления. Обращение «Вы»  - «ты». Правила рукопожатия,  вручения визитных карточек
• Телефонный этикет: подготовка, композиция, речевые особенности  деловой беседы. "Телефонная вежливость". Корпоративные стандарты телефонных переговоров
• Деловая переписка. Нормативные требования , структура и размер делового письма. Формы вежливости. Языковые «клише» .  Сетикет: использование акронимов, смайлов, знаков. Сроки и виды обратной связи. Правила завершения электронной переписки
• Деловая встреча. Как правильно подготовиться. Субординация, регламент делового общения.  Межличностное пространство.  Как принято вести себя в своём кабинете, принимая гостей, клиентов, партнёров. Использование аудио-, видео- и фотоаппаратуры при проведении деловых встреч
• Официальные приемы: деловой завтрак, коктейль, фуршет, тожественный обед. Приглашение  и «ответ» на приглашение. Время присутствия на приемах
• Деловое партнерство. Что и в каких случаях стоит дарить. Выбор и стоимость делового подарка, букета. «Запрещенные подарки»
• Внешний имидж делового человека. Деловой стиль в одежде. Верхняя одежда. Аксессуары и украшения в деловом стиле. Прическа, парфюмерия. «Dress» - код. Недопустимые вещи во внешнем имидже делового человека

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ И ВРЕМЕНЕМ: как все помнить и все успевать без ежедневника

• Информационный стресс: как успевать читать все необходимое
• Как увеличить скорость чтения: 7 правил быстрого чтения
• Как бороться с регрессией при чтении: 10 способов удержания в памяти прочитанного
• Запоминание текстов, телефонов, пинкодов, иностранных слов, лиц, имен на основе методов: «Ассоциаций», «Мозговых карт», «Римской комнаты»
• Способы увеличения концентрации внимания: как не отвлекаться на посторонние мысли и дела?
• Как управлять своим временем, делегировать полномочия,  выделять главное
• Внешние и внутренние причины дефицита времени
• Как  эффективно распределять  время на общение с коллегами, друзьями, семьей Тестирование по немецкой методике «Гора»
• Приемы минимизации потери времени. Борьба с пожирателями времени (хронофагами)
• Опоздания и как с ними бороться: 6 типовых моделей
• Конфликт внутри нас. Практические приемы разрешения конфликтных ситуаций

ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ РУКОВОДИТЕЛЯ

• Коммуникация в деловом общении: типичные ошибки и их последствия
• Условия переговорного процесса. Стратегии ведения переговоров
• Позиционный и принципиальный подход в переговорах
• Практикум: «Сравнительный анализ эффективности основных стратегий ведения переговоров»
• Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников
• Правила разработки сценария переговоров. Этапы переговорного процесса
• Психологические особенности торга, обмена уступками и обсуждения условий
• «Жесткие переговоры» и рычаги влияния. Противодействие неконструктивному поведению
• Работа с возражениями, источники возражений. Правила эффективной аргументации, убеждение при сопротивлении партнера. Практикум: «Техники работы с сомнениями и возражениями партнера»
• Эмоции в переговорах: причины – последствия – защита