Эффективный секретарь

содержание семинара

Цели и результат:

·         Получение доступного, четкого и  эффективного инструментария по стандартам телефонной коммуникации

·         Сформировать и закрепить единые стандарты работы секретарей и личных помощников компании

·         Развить навыки и компетенции, необходимые в работе секретаря: проактивность, деловая коммуникация, стрессоустойчивость, управление временем, работа в команде, деловой имидж и этикет.

·         Отработка навыков с целью повышения уровня профессионализма секретаря.

ЭФФЕКТИВНЫЙ СЕКРЕТАРЬ

Содержание

Знакомство

Введение: Функции секретаря

• Деловой этикет
• Деловое общение
• Таймменеджмент
• Делопроизводство

Деловой этикет

• Дресс-код для секретаря
• Корпоративные правила и стандарты поведения
• Организация рабочего пространства
• Подготовка помещения для встреч, переговоров, презентаций
• Правила сервировки стола, когда предлагать чай-кофе, порядок обслуживания и сервировки.

Деловое общение в работе секретаря:

• Ролевая позиция секретаря.  Психологические аспекты взаимоотношений секретаря с сослуживцами, клиентами
• Умение располагать к себе - ноты установления контакта
• Деловой разговор. Основные правила.

Общение по телефону:

• Работа с исходящими и входящими звонками.
• Фильтрация звонков; экспресс-диагностика звонящих
• Контроль времени в ходе делового общения по телефону
• Типичные ошибки при телефонном общении

Тайм-менеджмент

• Правильная постановка цели. Типичные ошибки
• Планирование и организация рабочего времени секретаря
• Организационная и информационная поддержка оперативной деятельности руководителя
• Прием и передача информации:

- Фиксация контактов

- отслеживание информационных потоков

- система учета и записи поручений

Деловая переписка

• Оформление деловых писем
• Структура делового письма
• Характеристика деловых писем, язык и стиль делового письма, типичные ошибки

Секретарский стресс-менеджмент

• Приемы саморегуляции
• Управление конфликтами
• Техники снятия эмоционального напряжения