Архив предприятия: организация архива на предприятиях различных форм собственности

описание семинара

Семинар построен в соответствии с  нормативными актами Российской Федерации по архивному делу.
Рекомендации по созданию архива компании носят универсальный характер и могут быть применены в любой сфере бизнеса, в любой организации не зависимо от ее профиля, формы собственности и штатной численности персонала

Семинар адресован:

• Том-менеджерам, офис-менеджерам, руководителям канцелярии, секретарям, делопроизводителям, архивариусам
  

Цели семинара:

• познакомить слушателей с особенностями архивной службы
• познакомить слушателей с основными требованиями, предъявляемыми к работе архива организации
• научить слушателей правильно формировать дела, номенклатуру дел и определять сроки хранения документов
• научить слушателей проводить экспертизу документации и подготавливать ее к уничтожению
• научить слушателей работать со справочно-информационными документами, выдаваемыми из архива
• рассказать об ответственности за не соблюдение правил архивного хранения документов

содержание семинара

Программа семинара-практикума

1. Организация архивного хранения документов.

• Архив как подразделение в структуре организации.
• Положение об архиве организации, основные задачи, направления деятельности и функции архива.
• Нормативные правовые акты, регламентирующие работу с архивными документами. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: толкование и применение, административная ответственность за несоблюдение правил архивного хранения документов.
• Основные правила работы архивов организаций.

2. Систематизация документов в делопроизводстве.

• Признаки, по которым документы формируются в первичные комплексы – дела.
• Номенклатура дел организации и номенклатуры дел структурных подразделений организации: порядок разработки, утверждения, ведения и внесения изменений.
  • Формы номенклатуры дел
  • Особенности составления номенклатуры дел с нуля и доработка уже имеющейся номенклатуры
• Индексация дел и сроки их хранения.
  • Структура перечней
  • Порядок определения хранения дел по перечню
  • Влияние срока хранения дел на формирование дела
  • Сроки хранения электронных документов

3. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к архивному хранению.

• Создание и организация работы экспертной комиссии.
• Оформление результатов проведения экспертизы.
• Оформление и описание дел.
  • Особенности оформления обложки дела в организациях различных форм собственности
  • Составления листа-заверения
  • Составление внутренней описи дела
  • Особенности формирования и оформления личных дел
• Процедура передачи документов на хранение в архив организации.

4. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

• Документирование процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
• Порядок уничтожения документов с различными сроками хранения
• Составление акта об уничтожении дел

5. Обеспечение сохранности документов в архиве организации.

• Требования по обеспечению сохранности документов.
• Проверка наличия и состояния архивных дел.
• Правила выдачи документов из архива
• Правила изъятия документов из архива
• Использование документов архива: правила оформления и порядок выдачи архивных справок, копий, выписок, информационных писем и других документов по различным вопросам.