Деловая переписка

описание семинара

Ведёт:

Чужинова Любовь Александровна - преподаватель Высшей школы менеджеров при Дипломатической академии МИД России, консультант Клуба профессиональных секретарей. Имеет 12-летний опыт преподавательской работы в ведущих учебных заведениях; опыт проведения открытых и корпоративных семинаров, консультаций и тренингов. Автор обучающих программ по документационному обеспечению управления, культуре делового общения, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу и других.

Аудитория:

Семинар ориентирован на менеджеров компаний, ведущих деловую переписку, специалистов секретариата, общего отдела, ассистентов и личных помощников руководителей.

содержание семинара

1.                  Внешняя переписка: Классификация писем по различным признакам.

• Служебные письма: сопроводительные, циркулярные, гарантийные, письма-просьбы, напоминания; нерегламентированные, этикетные, имиджевые и частные письма.
• Коммерческие письма: запрос, оферта, претензия и предъявляемые к ним требования. Варианты ответов на такие письма.
• Традиционные виды внешних документов, обеспечивающие юридическую силу сообщения: телеграмма, телефонограмма.

2.                  Внутренняя переписка: служебные записки и другие виды  внутренних документов (справки, представления, сводки, отзывы, заключения, перечни, списки).

3.                  Правильное оформление документов. Требования ГОСТ Р-6.30-2003. Правила оформления реквизитов документа. Юридическая сила и условия ее обеспечения. Способы легитимизации документов. Общие правила оформления машинописных работ (шрифты, интервалы, приемы верстки, рубрикация структурно сложных текстов, сокращения, оформление числительных, дат). Виды бланков, используемых для переписки.

4.                  Язык и стиль служебных документов. Требования к тексту.

• Особенности официально-делового стиля. Формирование системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые управленческие ситуации. Широкое использование в деловой практике языковых формул (клише), типовых текстов, таблиц и трафаретов.
• Нормативный, коммуникативный и этический аспекты культуры письменной речи. Логические ударения. Связь предложений в тексте. Обеспечение однозначности текста - предметная и коммуникативная точность. Информационная роль порядка слов в предложении.
• Работа над составлением текста: определение целей и оценка ожиданий адресата; подбор аргументов, выбор очередности; формулирование основной идеи.
• Грамматика официально-деловой письменной речи: использование страдательных конструкций, семантика. Нормы управления, ограниченная сочетаемость слов.
• Одноаспектные и многоаспектные документы. Структура и композиция текста, форма изложения, виды, стили. Индуктивный и дедуктивный способ подачи информации. Стандартизация текстов.
• Редактирование. Использование корректурных знаков. Анализ практических ошибок.

5.                  Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальные сведения.

6.                  Этические нормы деловой переписки. Сообщение негативной информации, отрицательного ответа. Обращение, заключительная формула вежливости. Своевременность ответа. Отличия российской и зарубежной школ делового письма.

7.                  Особенности письменных коммуникаций. Внешние и внутренние  коммуникации организации. Учет особенностей адресата для минимизации коммуникационных барьеров.

8.                  Практическая часть: Анализ ошибок в составлении текстов и в оформлении документов. Редактирование текста служебной записки, письма. Упражнения по стилистике.