Архив кадровых документов компании: правила ведения, требования, порядок, процедуры

содержание семинара

1. Нормативные правовые акты, регламентирующие организацию хранения документов в Архив организации: Федеральный закон  № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Номенклатура дел организации, ее назначение. Правила хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях (утв. приказом Минкультуры России № 526) и др. 
2. Новое в нормативной базе: изменение сроков хранения документов по личному составу: не 75 лет, а 50!
3. Состав кадровой документации. Основные комплексы кадровых документов, общие требования к организации хранения кадровых документов и их использованию. 
4. Номенклатура дел организации (кадровой службы) как основа систематизации документов и организации их хранения. Правила составления номенклатуры дел, формирование заголовков дел, определение сроков хранения кадровых документов. Практическое применение Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения 2010 г. Отражение в номенклатуре дел электронных документов.
5. Порядок формирования документов в дела, принципы формирования дел, особенности формирования в дела кадровых документов. Особенности формирования в дела электронных документов. Состав электронного документа и электронного дела.
6. Процедура архивации кадровых документов. Подготовка дел к архивному хранению. Проведение экспертизы ценности документов и отбор кадровых документов на длительное хранение. Оформление дел. Составление описей на дела по личному составу. Составление актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Порядок уничтожения кадровой документации.
7. Порядок передачи кадровых документов на хранение в архив организации. Организация хранения электронных документов в архиве организации. Подготовка электронных документов к передаче на хранение в архив организации. Экспертиза ценности электронных документов. Составление описей электронных дел, выделение электронных документов к уничтожению.
8. Требования к обеспечению сохранности кадровых документов. Режим хранения архивных документов и доступа к ним. Проверка наличия и состояния архивных дел.
9. Использование документов архива кадровой службы: порядок выдачи архивных справок, копий, выписок; выдача дел во временное пользование. Учет использования архивных документов.
10. Порядок передачи кадровых дел из архива организации на хранение в государственный или муниципальный архив в случае ликвидации организации. 
11. Формирования архива электронных документов. Понятие электронного документа и электронной копии документа. Документы, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
12. Ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об обеспечении сохранности документов по личному составу.